Бизнес переходит на электронный документооборот

ФОТО: Depositphotos

В ХХI в. все хотят взаимодействовать быстро, качественно и легко. На сегодняшний день более 80% налогоплательщиков уже сдают отчетность в электронном виде. С 1 января 2014 г. эта цифра увеличится, так как бухгалтеры будут сдавать в электронном виде еще и декларацию по НДС, а с 2015 г. к ним присоединятся и те, кто применяет упрощенную систему налогообложения.

Эти и многие другие вопросы были предметом дискуссии круглого стола на тему "Возможности электронного документооборота для бизнеса", который недавно состоялся в Торгово-промышленной палате (ТПП) России в рамках IX Всероссийского налогового форума "Налоговая система России: взгляд бизнес и власти".

Интерес к электронному документообороту со стороны бизнеса огромен. По результатам анкетирования, которое было проведено среди организаций, участвующих в работе круглого стола, 81% готов перейти с бумажных счетов-фактур на электронные, а 56% планируют перейти на электронный документооборот в течение ближайших шести месяцев.

Круглый стол уже в третий раз проводит рабочая группа по электронному документообороту при Экспертном совете ТПП России, созданная в июне 2012 года. Основная цель - выявление проблем, возникающих при внедрении электронного документооборота и их решение, а также обобщение лучших практик внедрения электронного взаимодействия с бизнесом и государством.

В работе круглого стола приняли участие авторитетные эксперты ФНС России, руководитель группы "Новые проекты" фирмы "1С" Альберт Салимов, заместитель главного бухгалтера компании "Аэрофлот" Ирина Николаева, директор департамента информационных технологий компании Faberlic Андрей Капленко, главный бухгалтер компании НeadHunter Елена Плетнева, руководитель Санкт-Петербургского филиала компании "Такском" Елена Барвицкая, заместитель директора Аудиторско-консалтинговой группы BDO Людмила Шустерова, директор департамента налогообложения и трансфертного ценообразования компании "ЛемонФинанс" Наталья Киселева, заместитель директора департамента финансового контроля компании "Комацу СНГ" Ольга Куликова и другие.

С приветственным словом выступил руководитель рабочей группы по электронному документообороту при Экспертном совете ТПП, председатель Совета директоров компании "Такском" Александр Меликджанян. Он отметил, что за время своей деятельности рабочая группа по электронному документообороту провела несколько заседаний, анкетирований, создала сайт. Предложения рабочей группы были учтены при разработке дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования", размещенной на сайте Агентства стратегических инициатив.

"Сегодня решение о внедрении электронного документооборота принимается более осознанно, и это только радует. Бизнес активно внедряет электронный документооборот и вовлекает своих контрагентов. Об этом говорит опыт НeadHunter, компаний "Аэрофлот", Faberlic, BDO, "Комацу СНГ" и других", - отметил Меликджанян.

"Электронный документооборот - это преимущество в конкурентной среде и повышение эффективности бизнес-процессов", - сказал руководитель группы "Новые проекты" фирмы "1С" Альберт Салимов.

"Наша компания с 2005 года пользуется электронными документами в виде электронных билетов. Темпы роста продаж составили 40% вместо 15", - сообщила, в свою очередь, заместитель главного бухгалтера компании "Аэрофлот" Ирина Николаева. Она рассказала о внедрении с 1 декабря 2013 г. электронных счетов-фактур в компании и о последствиях применения электронного документооборота, который меняет корпоративную культуру и психологию сотрудников.

Опытом внедрения электронного документооборота поделился и директор департамента информационных технологий компании Faberlic Андрей Капленко. Он обратил внимание на то, что с применением электронных документов существенно сократились сроки выплат агентам. В настоящее время компания переходит на использование в электронном виде накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ.

Бизнес быстро привыкает к хорошему. Используя сначала один вид электронных документов и увидев реальные преимущества (экономию времени, ускорение оборачиваемости документов и денежных средств) хочется поскорее начать обмениваться и другими. Так получилось в компании НeadHunter, которая использует в работе совместное решение "1С-Такском". Главный бухгалтер компании НeadHunter Елена Плетнева подчеркнула, что большинство клиентов согласны получать и отправлять документы в электронном виде.

Жизнь не стоит на месте. И если вчера компании сдавали в электронном виде только отчетность, то сегодня они уже осваивают электронные счет-фактуры, книги покупок и продаж (включая дополнительные листы к ним), накладные ТОРГ-12 и акты выполненных работ. И это еще не предел. Впереди - принятие формата универсального передаточного документа (УПД), который позволит списывать затраты по налогу на прибыль и заявлять вычеты по НДС. По сути, этот один документ (при применении которого отсутствуют налоговые риски) заменит собой два - счет-фактуру и товарную накладную.

Использовать комплексный подход и планомерную последовательную работу с контрагентами предложила руководитель санкт-Петербургского филиала компании "Такском" Елена Барвицкая. Она отметила, что компания "Такском" совместно со своим партнером TrustWeaver (Швеция) представила интегрированное решение для международного бизнеса по организации юридически значимого электронного документооборота в России.

Участники круглого стола поддержали видеообращение президента компании TrustWeaver Христиана ван дер Валка, который предложил поделиться опытом, полученным в ходе организации электронного документооборота для транснациональных компаний в разных странах, и проработать целый ряд направлений, имеющих важное значение для интеграции электронного документооборота России в международные торговые процессы.

Выступающие говорили о преодолении стереотипов, привычке работать с бумагой, легитимности обмена электронными документами со странами Таможенного cоюза, о необходимости принятия других форматов и др. "Если есть утвержденные и рекомендуемые форматы, то нужно представлять документы в электронном виде, если форматов нет, то в виде скан-образов", - разъяснили представители ФНС России.

О возможности представлять в налоговый орган еще один важный документ в электронном виде - Уведомление о контролируемых сделках - рассказала директор департамента налогообложения и трансфертного ценообразования компании "ЛемонФинанс" Наталия Киселева.

По традиции круглый стол завершился принятием резолюции, которая включает предложения бизнеса по увеличению срока выставления счетов-фактур до 18 календарных дней, а также установлению сроков сдачи деклараций по НДС и налогу на прибыль - до 26-го числа.

Кроме того, предлагается организовать в начале следующего года отдельную сессию с участием зарубежных операторов электронного документооборота для обеспечения легитимности электронных сделок между российским бизнесом и транснациональными компаниями.